備件管理是水泥企業(yè)設(shè)備資產(chǎn)管理中重要的一個(gè)方面，在很多企業(yè)中常常把備件納入ERP系統(tǒng)（或者財(cái)務(wù)加購銷存）管理，但結(jié)果是庫存居高不下，達(dá)不到信息化應(yīng)產(chǎn)生的效益。問題在于備件以設(shè)備為基礎(chǔ)，跟設(shè)備不關(guān)聯(lián)，單獨(dú)管理就失去了意義。從因果關(guān)系來講，備件需求的發(fā)起端在維修，而維修又取決于設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，所以設(shè)備、維修、備件三者是一體化、是相互關(guān)聯(lián)和不可分割的，離開設(shè)備單獨(dú)管備件就成為無源之水，無本之木。廣義的備件還包括周轉(zhuǎn)件，即本身可作為資產(chǎn)（設(shè)備），但又是設(shè)備的一個(gè)部件，可修復(fù)再用，典型的如電機(jī)。一家年產(chǎn)能200萬噸的水泥企業(yè)，其備件存量可能達(dá)到2000萬元到2500萬元，每年的備件采購在1000萬元左右。而現(xiàn)在集團(tuán)化的水泥企業(yè)中，以產(chǎn)能2000萬噸計(jì)算應(yīng)有十幾家水泥廠，如果每家的備件庫存能夠下降20%，那起碼可以有5000萬元的資金可以省出來了，而實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)的備件一體化管理則庫存可以下降40%左右，節(jié)省資金就可以達(dá)到億元。本文就從備件管理目標(biāo)、要點(diǎn)談起，就備件管理一體化的問題與業(yè)內(nèi)同行探討。

 

　　水泥企業(yè)特別是現(xiàn)代化的新型干法水泥生產(chǎn)企業(yè)是典型的資產(chǎn)密集型企業(yè)，設(shè)備的運(yùn)行質(zhì)量、維護(hù)水平直接關(guān)系到生產(chǎn)計(jì)劃完成，當(dāng)設(shè)備因故障或事故停機(jī)后，能否及時(shí)得到備件供應(yīng)對于減少停機(jī)時(shí)間快速恢復(fù)生產(chǎn)顯得格外重要。從成本控制角度來講，可以用盡可能少的備件費(fèi)用花費(fèi)來減少企業(yè)資金占用。所以備件管理看似簡單，但它會(huì)直接影響于企業(yè)的成本控制和設(shè)備的運(yùn)行，又是十分重要。實(shí)行科學(xué)的備件管理是十分復(fù)雜而細(xì)致的工作，需要付出很多工作。

 

　　對于水泥企業(yè)的管理又有著特殊的意義，一來從工藝上說2500噸的線與5000噸的線設(shè)備基本一致，不同的只是型號、規(guī)格等，對應(yīng)的備件也大同小異，所以定義一條線上的設(shè)備、備件后，即可推廣到其它的生產(chǎn)線上。初期工作量較大，要做大量的基礎(chǔ)性工作，到后期則進(jìn)度要快很多；二來根據(jù)不同的窯形、線型確定備件，在建新線時(shí)可以直接要求采用集團(tuán)內(nèi)規(guī)定的設(shè)備、備件標(biāo)準(zhǔn)；三來在采購時(shí)加大的年需求量可以有效地降低采購成本，還可使得庫存降低。

 

　　備件管理的內(nèi)容包括基礎(chǔ)管理、采購、庫存、合同管理等，管理的目標(biāo)是：

　　1.   最優(yōu)化：

　　首先，通常意義上的“零庫存”在現(xiàn)代化的干法水泥生產(chǎn)企業(yè)并不適用，即使是標(biāo)準(zhǔn)件也不宜采用這種存儲(chǔ)策略，這是由水泥生產(chǎn)高連續(xù)性對備件保障的要求所決定的。我們強(qiáng)調(diào)的是最優(yōu)化，包括：

 

　　1) 庫存最優(yōu)化：

　　庫存管理是要使兩個(gè)對立的目標(biāo)保持平衡，即①使即將進(jìn)行的維修維護(hù)工作的備件可用性達(dá)到最大；②降低過多的庫存余量及相關(guān)的運(yùn)輸成本。也就是找到最佳的庫存余量，確保在保證設(shè)備安全運(yùn)行的前提下的最低庫存量。

 

　　內(nèi)容有：

　　庫存結(jié)構(gòu)的最優(yōu)化：按ABC分類法以及備件消耗歷史來確定存量；

　　分散存儲(chǔ)的最優(yōu)化：通過多倉庫管理或內(nèi)部各倉庫間的相互調(diào)撥，或采用內(nèi)部供應(yīng)方式，將分散的倉庫統(tǒng)一管理，以保證各項(xiàng)零備件儲(chǔ)量的合理分布；

　　 備件狀態(tài)的最優(yōu)化：包括預(yù)留量、可用量、過期量，以及安全庫存、經(jīng)濟(jì)訂購量確定的重訂購點(diǎn)，以減少人為因素影響；

　　庫存成本最優(yōu)化：動(dòng)態(tài)地監(jiān)控備件的成本，使庫存成本最合理；

　　編碼方法最優(yōu)化：編碼好記、好用，無需有特定含義。

 

　　2) 采購最優(yōu)化：

　　從采購需求的發(fā)起到最后的發(fā)票結(jié)算，盡可能地減少環(huán)節(jié)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)又職責(zé)明晰，運(yùn)轉(zhuǎn)高效，并能夠有效地跟蹤、審核、控制。

 

　　3) 業(yè)務(wù)流程最優(yōu)化：

　　無論是采購流程、出入庫流程、結(jié)算流程等，均需按最佳業(yè)務(wù)模式加以優(yōu)化，形成高效、流程的業(yè)務(wù)流程。

 

　　4) 供應(yīng)商結(jié)構(gòu)最優(yōu)化：

　　通過建立以主供應(yīng)商制為基礎(chǔ)的供應(yīng)商目錄，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商結(jié)構(gòu)的最優(yōu)化。

 

　　2.   及時(shí)供應(yīng)：

　　備件的儲(chǔ)備狀況是在停機(jī)情況下決定停機(jī)時(shí)間長短的重要因素。所以應(yīng)把備件管理和維修管理統(tǒng)一考慮。一種情況是在做維修計(jì)劃時(shí)提出備件需求計(jì)劃，倉庫里有可用的則分配到維修計(jì)劃上，沒有則啟動(dòng)采購流程；另一種情況是當(dāng)故障或事故后快速地找到備件，備件不足時(shí)緊急采購。比較好的方式是建立相應(yīng)的數(shù)學(xué)模型，通過計(jì)算以及對歷史消耗數(shù)據(jù)的分析，提出安全、經(jīng)濟(jì)的備件庫存方案，盡可能地減少緊急采購。

 

　　3.   可控性：

　　無論是備件的采購過程，還是庫存管理過程，通過任何一點(diǎn)都可以進(jìn)行全面追蹤，如某種備件在哪個(gè)倉庫中有、可用數(shù)量有幾個(gè)、預(yù)留的有幾個(gè)、預(yù)留到哪個(gè)計(jì)劃上、替代品是什么、哪家買的、在哪份合同上、哪個(gè)批次、采購需求是誰提出的、在哪份采購單上、價(jià)格是多少、采購歷史價(jià)格如何、誰驗(yàn)收的、往年的數(shù)量等都是可以跟蹤和可控的。

 

　　4.   綜合分析：

　　可以對備件的采購、出入庫、ABC分類、供應(yīng)商等進(jìn)行全面的分析，通過這些分析提出備件決策。這些分析不但可以實(shí)時(shí)刷新，而且還要以直觀的圖形展現(xiàn)出來。比如：可以隨時(shí)了解現(xiàn)在有哪些備件、存放在哪些倉庫中、有多少是給維修計(jì)劃預(yù)留的、有多少是可用的、前一天的備件使用了多少、未來一個(gè)月內(nèi)為買備件要花多少錢等等都可以通過圖表實(shí)時(shí)查看。

對水泥集團(tuán)而言，可以從總部直接透視到每家廠、每條線、每臺(tái)設(shè)備、每臺(tái)備件、每個(gè)倉庫等，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化動(dòng)態(tài)掌控。

 

　　無論是備件存量的優(yōu)化與降低，還是降低成本和及時(shí)有效地供應(yīng)都是以最大程度地保障生產(chǎn)線正常運(yùn)行為基礎(chǔ)的，備件管理除了要與維修管理一同考慮外，還要與設(shè)備管理一起規(guī)劃，所以備件管理的要點(diǎn)包括：

 

　　1.   與設(shè)備關(guān)聯(lián)：

　　即每臺(tái)設(shè)備上都有哪些備件，某個(gè)備件又可以用在哪些設(shè)備上，只有這種對應(yīng)關(guān)系建立起來才可能降低存量。除了一般意義上的備件，又以風(fēng)機(jī)、減速機(jī)、閥門、空壓機(jī)、軸承、電機(jī)、泵、托輪及檔輪等通用性設(shè)備為常見，作為周轉(zhuǎn)件管理。

 

　　2.   備件的及時(shí)供應(yīng)：

　　通過安全庫存、重訂購點(diǎn)、ABC分類法、采購提前期、資源共享等多種方法來保證備件的及時(shí)供應(yīng)。

 

　　3.   備件的庫存控制：

　　除了記錄所有備件的相關(guān)信息，實(shí)時(shí)了解其狀態(tài)，發(fā)放歷史、重訂購、盤點(diǎn)以及對應(yīng)的圖紙、文檔資料外，還包括跟蹤出入庫狀況，優(yōu)化零備件的管理，消除冗余或呆滯庫存，從而降低成本。通過對庫存的優(yōu)化和合理計(jì)劃，建立符合維修要求的合理庫存水平，即在正確的地點(diǎn)擁有正確的備件，備件做到最大限度地共享。

 

　　4.   供應(yīng)商目錄管理：

　　主供應(yīng)商制指根據(jù)質(zhì)量、價(jià)格、供貨時(shí)間、付款條件等為備件確定的最佳供應(yīng)商。在主供應(yīng)商之外再確定3家以上的供應(yīng)商，通過定期的分析變更。主要的目的在于盡可能消除高成本的合同外采購，從最具信譽(yù)供應(yīng)商訂貨，以保證備件的品質(zhì)。以此為基礎(chǔ)，建立起企業(yè)的供應(yīng)商目錄，以保障生產(chǎn)設(shè)備能夠最大程度地安全運(yùn)行和高質(zhì)量運(yùn)轉(zhuǎn)，降低故障率。同時(shí)大規(guī)模的集團(tuán)采購也可以從供應(yīng)商處拿到較低的價(jià)格。

 

　　供應(yīng)商目錄可以更好地控制備件的質(zhì)量，提高設(shè)備可靠性。

 

　　5.   采購流程管理：

　　通過確定采購工作流程，幫助完成采購工作。采購人員能夠及時(shí)了解相關(guān)的信息，如采購申請、報(bào)價(jià)、詢價(jià)、供應(yīng)商、訂單和合同等。同時(shí)作為備件物流供應(yīng)鏈的一部分，能根據(jù)維修計(jì)劃和庫存狀況實(shí)現(xiàn)自動(dòng)采購，確定在正確的時(shí)間采購正確的備件。集團(tuán)企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)多地點(diǎn)、多組織的全國性（或全球化）采購，以提升采購效率，降低采購成本。

 

　　6.   備件圖紙文檔管理：

　　很多企業(yè)重視設(shè)備的圖紙檔案管理，不太重視備件的圖紙文檔管理，實(shí)際上在維修過程中，根據(jù)設(shè)備零部件（備件）關(guān)聯(lián)結(jié)構(gòu)，可以快速查詢所需的備件，節(jié)省查找備件的時(shí)間，保證找到正確的備件，使維修工作更加快速、高質(zhì)量地完成。對于需要外協(xié)加工的非標(biāo)件、特殊件，完備的圖紙文檔資料可使加工周期大縮短，質(zhì)量也更加可靠。

 

　　備件的圖紙文檔詳盡完善是基本的要求，數(shù)字化的圖紙文檔資料庫是管理的基礎(chǔ)。

 

　　7.   盤活與調(diào)劑：

　　有的備件可能存了幾年一直沒有用上，技改因設(shè)備改變某些件沒有用了但一直在庫里，某些件買重了或者買多了……這些都成為了“沉淀資產(chǎn)”，盤活沉淀資產(chǎn)是備件管理的一個(gè)方面，通常企業(yè)歷史越長，沉淀的越多，可以采用有效的手段來盤活這部分資產(chǎn)。

 

　　水泥企業(yè)除了各廠盤活之外，還可以相互調(diào)劑，根據(jù)集團(tuán)規(guī)劃實(shí)行“差異存儲(chǔ)、相互調(diào)劑、資源共享”。

 

　　三、備件一體化管理信息平臺(tái)

　　一臺(tái)設(shè)備對應(yīng)若干備件，假定一條線的設(shè)備數(shù)量在600臺(tái)套左右，對應(yīng)的備件數(shù)量以5倍的數(shù)量計(jì)算應(yīng)為3000余種。用ERP（或者財(cái)務(wù)加購銷存）軟件管理不能降低庫存的原因在于沒有按設(shè)備、維修、備件、合同等一體化管理的角度來統(tǒng)一管理。這如同一家綜合醫(yī)院中可能有腫瘤科，但跟腫瘤醫(yī)院沒有任何可比性。一般講起水泥企業(yè)的信息化就是ERP如何，實(shí)際上對于資產(chǎn)密集型的水泥廠EAM可能更加重要。特別是對于集團(tuán)型企業(yè)，當(dāng)水泥銷售、庫存、原燃料采購、結(jié)算等放到集團(tuán)一級后，水泥廠成為生產(chǎn)基地，按時(shí)、保質(zhì)保量地完成生產(chǎn)計(jì)劃是水泥廠首要考慮的問題，而生產(chǎn)計(jì)劃的完成又取決于設(shè)備的狀況，所以EAM的實(shí)施應(yīng)當(dāng)比ERP的實(shí)施時(shí)間提前一些，可以從設(shè)備臺(tái)賬、備件一體管理入手，不但實(shí)施時(shí)間短，而且見效快，僅備件的一體化管理一項(xiàng)就可以從盤活沉淀資產(chǎn)、降低備件庫存中為企業(yè)節(jié)省大筆的資金，而信息化是最有效的手段，也是唯一的途徑。

 

　　1.基本要求：

　　備件一體化管理從水泥廠層面上說是與設(shè)備管理、維修管理、合同管理、分析決策等構(gòu)成一體化的信息平臺(tái)，是把制度、流程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等固化到信息平臺(tái)上，從集團(tuán)層面上采用大集中模式，實(shí)行全集團(tuán)統(tǒng)一、規(guī)范的管理，達(dá)到實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)、精確、流程、高效的目標(biāo)。包括：

 

　　 ① 統(tǒng)一的管理模式：實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)的備件信息資源共享，統(tǒng)一調(diào)配、差異化存儲(chǔ)、內(nèi)部調(diào)劑互換；

 

　?、?nbsp;規(guī)范的管理流程：引入先進(jìn)管理理念、方法和手段，使備件計(jì)劃、采購、倉儲(chǔ)、合同、統(tǒng)計(jì)、分析等科學(xué)規(guī)范，流程最優(yōu)化；

　?、?nbsp;科學(xué)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)分析：動(dòng)態(tài)跟蹤日常備件的采購、供應(yīng)情況，對采購計(jì)劃、庫存控制、合同執(zhí)行等進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供決策依據(jù)；

 

　?、?nbsp;   有效的供應(yīng)商管理：供應(yīng)商管理更加科學(xué)、全面、客觀，通過信息的及時(shí)反饋和調(diào)整，保證產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量，提高效率，保障公司的根本利益；

 

　?、?nbsp;   統(tǒng)一的編碼：實(shí)現(xiàn)編碼的一體化管理，一處地點(diǎn)維護(hù)，多處應(yīng)用。

 

　　2.   實(shí)施策略與方法：

　　備件的一體化管理是以設(shè)備為基礎(chǔ)、以維修為驅(qū)動(dòng)的，這就要求按“全面規(guī)劃、整體啟動(dòng)，以點(diǎn)帶面、集成共享”的原則來實(shí)施，具體方法是：

 

　?、?nbsp;建賬立標(biāo)打基礎(chǔ)：以設(shè)備臺(tái)賬為基礎(chǔ)，建立備件臺(tái)賬、供應(yīng)商臺(tái)賬，確定倉庫地點(diǎn)及布局。確定相應(yīng)的備件分類、供應(yīng)商分類等相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)；

 

　?、?規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)定編碼：建立編碼標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、制度標(biāo)準(zhǔn)、圖檔標(biāo)準(zhǔn)等，建立統(tǒng)一的代碼體系以及制定相應(yīng)的管理制度。明確不同設(shè)備所對應(yīng)的備件以及不同備件可用的設(shè)備，確定其安全庫存、ABC分類、重訂購點(diǎn)等指標(biāo)；

 

　　③ 優(yōu)化流程明職責(zé)：建立和優(yōu)化相應(yīng)的流程，如采購審批流程、出入庫處理流程、采購流程、編碼流程等，根據(jù)流程確定相應(yīng)崗位，明確其職責(zé)。需要注意的是盡量消除交叉點(diǎn)重疊部分的職責(zé)；

 

　?、?梳理廠商建目錄：對供應(yīng)商進(jìn)行梳理，建立以主供應(yīng)商為基礎(chǔ)的供應(yīng)商目錄；

 

　?、?“三高標(biāo)準(zhǔn)”保質(zhì)量：95%的數(shù)據(jù)加載量、95%的功能使用、95%的人員或部門投入使用的三大保證，保證了信息平臺(tái)能在短期內(nèi)快速發(fā)揮作用并產(chǎn)生明顯效益；

 

　?、?清產(chǎn)盤資享資源：通過清產(chǎn)核資，盤活沉淀的資產(chǎn)，水泥廠之間通過平臺(tái)進(jìn)行調(diào)撥、互換。各廠定義不同備件的存儲(chǔ)數(shù)量，由于在集團(tuán)內(nèi)各水泥廠采用統(tǒng)一的編碼，所以可以實(shí)時(shí)看到備件在倉庫存儲(chǔ)、預(yù)留、可用等情況，各家根據(jù)自身生產(chǎn)線的特點(diǎn)和要求，確定所要存儲(chǔ)的備件的種類、數(shù)量、成本等信息，實(shí)現(xiàn)各廠備件的差異存儲(chǔ)和集團(tuán)內(nèi)資源的共享，有效降低成本；

 

　?、摺?shí)時(shí)跟蹤易管控：系統(tǒng)上線后，所有的企業(yè)、部門、人員按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行統(tǒng)一的流程，在統(tǒng)一的制度下嚴(yán)格按要求操作，就保證了對備件管理方方面面的實(shí)時(shí)跟蹤，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)業(yè)務(wù)級管控；

 

　　四、結(jié)束語

　　在備件一體管理信息化平臺(tái)建設(shè)中，有四個(gè)環(huán)節(jié)：一是數(shù)據(jù)基礎(chǔ)準(zhǔn)備，二是標(biāo)準(zhǔn)化體系的形成，三是業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，四是綜合平臺(tái)的建立。這樣，備件一體化平臺(tái)就建起來了。備件一體化不僅僅是備件供應(yīng)鏈的管理，還是與設(shè)備、維修、檔案、合同等融合為一體的信息平臺(tái)。備件一體化不僅對于單個(gè)的水泥企業(yè)降低庫存、降低成本，提高設(shè)備可靠性有著重要作用，也是水泥集團(tuán)規(guī)范設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)，減少生產(chǎn)線的設(shè)備差別，實(shí)現(xiàn)備件及通用設(shè)備的差異存儲(chǔ)、相互調(diào)劑、共享資源所必須的信息化平臺(tái)。